Zu den Aufgaben eines Mitarbeiters im Pharma-Außendienst gehört es in vielen Fällen, regionale Veranstaltungen mit Ärzten zu planen und durchzuführen. Dabei gibt es eine Menge im Vorfeld zu beachten und zu organisieren. Wir haben für Sie die wichtigsten Punkte zusammengestellt, die Du bei Deinen Veranstaltungsplanung berücksichtigen sollten:
Starte frühzeitig mit Deiner Planung.
Unterschätze nicht die Vorbereitungszeit. Das heißt, für eine kleinere Veranstaltung mit Ärzten am Mittwochnachmittag solltest Du wenigstens drei Monate im Voraus einplanen. Für eine größere Fortbildungsveranstaltung mit mehreren Referenten können es auch sechs bis zwölf Monate sein.
Lege Ziele und Themen fest.
Mit reinen Produktvorstellungen kannst Du heute kaum noch jemanden begeistern. Selbst wenn es sich um ein brandneues Medikament handelt, erwarten Ärzte neben Produkt- und Anwendungsinformationen auch indikationsübergreifende Inhalte mit hohem Praxisbezug. Themen die gerade aktuell sind und in der Fachwelt diskutiert werden, können ebenfalls auf der Agenda stehen. In Abstimmung mit Deiner Regionalleitung bzw. dem Marketing legst Du die Ziele und Themenschwerpunkte fest.
Bestimme Veranstaltungsformat und zeitlichen Rahmen.
Neben dem klassischen Frontal-Vortrag mit anschließender Diskussionsrunde sind verschiedene Veranstaltungsformate denkbar. Wie wäre es mit einer Fortbildung mit Workshop-Charakter und „Hands-on“-Aktionen, die den Teilnehmern Inhalte am praktischen Beispiel vermitteln? Für einen direkten Dialog mit den Teilnehmern sorgen auch kleine Abstimmungen (Votings) während oder zwischen den Vorträgen. Für mehr Interaktion und Diskussion können „Round Table“–Gespräche geeignet sein. Dazu werden mind. 3 bis max. 10 Ärzte unterschiedlicher Fachgruppen eingeladen, die ein Thema aus verschiedenen Blickwinkeln beleuchten und diskutieren.
Gewinne gute Redner als Referenten.
Wenn Du in Deiner Region noch keine Referenten kennen, frage Deine Ärzte, welcher Experte ein geeigneter Referent für ein bestimmtes Thema sein könnte. Erfahrene Außendienstler können u.a. auf die Teilnehmerbewertungen früherer Veranstaltungen zurückgreifen. Selbstverständlich gehört ein ausführliches Briefing der Referenten zu einer guten Vorbereitung. Der Vortragende sollte die Ziele und gewünschten Inhalte der Veranstaltung kennen und sich damit identifizieren können. Stelle ggf. PPT-Charts zur Verfügung, die sich der Referent individuell zusammenstellen kann. Oder biete Deine Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationsunterlagen an.
Biete den Ärzten Möglichkeiten zum Networking – aber keine Unterhaltung.
Versuche den Veranstaltungsablauf so zu organisieren, dass die Teilnehmer noch Zeit finden, ihr Netzwerk zu pflegen und zu vergrößern. Der Austausch mit Kollegen spielt für die meisten Ärzte eine große Rolle und kann u.a. mit darüber entscheiden, ob sie an der Veranstaltung teilnehmen oder nicht. Auf ein Unterhaltungsprogramm solltest Du jedoch verzichten, da der FSA-Kodex (Freiwillige Selbstkontrolle für die Arzneimittelindustrie) dieses nicht erlaubt.
Für die CME-Akkreditierung brauchst Du eine Evaluation.
Hole Dir hierzu ein schriftliches Feedback von den Teilnehmern nach der Veranstaltung. So erfährst Du, ob der Referent, das Veranstaltungsformat und die Inhalte gut angekommen sind. Die Evaluation einer Veranstaltung ist Pflicht, wenn Du für die geplante Veranstaltung eine CME-Akkreditierung erhalten willst. Diese müssen – verbunden mit der offiziellen Anmeldung – vor der Veranstaltung bei der regionalen Ärztekammer beantragt werden.
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